- Profilonként egy elsődleges tulajdonos van, és csak ő adhatja át ezt a szerepet egy már meglévő tulajdonosnak.
- Az ügynökség és a napi munkát végző munkatárs számára a kezelői szerep az esetek többségében elég.
- Legyen legalább két belső tulajdonos, hogy egy fiók elvesztése ne zárja ki a céget a saját profiljából.
- Elveszett hozzáférésnél ne nyiss duplikált profilt, hanem kérj hozzáférést, és szükség esetén fellebbezz.
- Évente és minden munkatárs- vagy ügynökségváltáskor nézd át, ki milyen szerepben fér hozzá a profilhoz.
A Google Cégprofil (korábban Google My Business) sok kisvállalkozásnál az egyik legtöbb hívást és útvonaltervezést hozó felület, mégis gyakran kiderül, hogy senki nem tudja pontosan, kinek a fiókjában van. Ez a cikk abban segít, hogy rendbe tedd a szerepeket, visszaszerezd az elveszett hozzáférést, és évente ellenőrizd, ki fér hozzá a profilodhoz. A kiindulópontunk egyszerű. A cégprofil tulajdonjoga mindig a vállalkozásnál maradjon, az ügynökség és a munkatárs pedig csak annyi jogot kapjon, amennyi a munkájához kell.
A szövegben jelöljük, mi a hivatalosan igazolt információ (a Google súgója és fejlesztői dokumentációja alapján), mi a saját tapasztalat (amit cégprofilok kezelése közben rendszeresen látunk), és mi a szakmai feltételezés. A Google felülete és a menüpontok neve időnként változik, ezért ha valamit máshol találsz, mint ahogy leírjuk, a súgó aktuális változata a mérvadó.
Mi a különbség a tulajdonos, az elsődleges tulajdonos és a kezelő között?
Az elsődleges tulajdonosból profilonként pontosan egy van, ő rendelkezik a legerősebb jogokkal, és csak ő adhatja át az elsődleges tulajdonjogot. A tulajdonos szinte mindent megtehet, felhasználókat is kezelhet. A kezelő szerkesztheti a profil tartalmát és válaszolhat az értékelésekre, de felhasználókat nem adhat hozzá és nem távolíthat el.
[Hivatalosan igazolt] A Google három szerepet különböztet meg a Cégprofilban.
- Elsődleges tulajdonos. Profilonként egy van. Kezelheti a felhasználókat, módosíthatja az összes adatot, eltávolíthatja a profilt, és átadhatja az elsődleges tulajdonjogot egy másik tulajdonosnak. A többi tulajdonos őt nem tudja eltávolítani.
- Tulajdonos. Több is lehet belőle. Szerkeszti a profilt, felhasználókat hív meg és távolít el (az elsődleges tulajdonost kivéve), és ő is eltávolíthatja a profilt.
- Kezelő. Módosíthatja a cégadatokat és a nyitvatartást, fotókat tölthet fel, bejegyzéseket tehet közzé, válaszol az értékelésekre és az üzenetekre. Felhasználókat nem kezelhet, és a profilt nem távolíthatja el.
[Hivatalosan igazolt] A Business Profile API is ezeket a szerepeket használja (PRIMARY_OWNER, OWNER, MANAGER), régebbi profiloknál előfordulhat egy korlátozottabb SITE_MANAGER szerep is. Ez akkor jön jól, ha sok telephely jogosultságait kell egyszerre átnézni.
[Saját tapasztalat] A meghívott felhasználó csak akkor kap tényleges hozzáférést, ha elfogadja a meghívót. Gyakran előfordul, hogy a meghívó egy ritkán nézett postafiókba érkezik, ezért a meghívás után szólj az érintettnek, és a felhasználói listában ellenőrizd, hogy a meghívó már nem függőben van. A szerep később bármikor módosítható, így egy kezelőből tulajdonos lehet, és fordítva.
Melyik szerep jár az ügynökségnek és melyik a munkatársnak?
Az ügynökségnek és a napi munkát végző munkatársnak az esetek többségében a kezelői szerep elég. Tulajdonosi jogot csak a cégvezető és egy megbízható belső helyettes kapjon, az elsődleges tulajdonos pedig mindig a vállalkozás vezetője legyen.
[Saját tapasztalat] Egy marketingügynökség napi munkájához (bejegyzések, fotók, nyitvatartás, értékelések megválaszolása, termékek és szolgáltatások frissítése) a kezelői jog bőven elég. Ahol mégis tulajdonosi jogra volt szükség, ott jellemzően egy konkrét, ritka feladat miatt kellett, például egy új kolléga meghívásához, és a feladat után a szerep visszaállítható kezelőire.
Egy gyakorlatias felosztás, amelyet a legtöbb kisvállalkozásnál jól működőnek látunk:
- A cégvezető vagy a vállalkozás tulajdonosa az elsődleges tulajdonos.
- Egy belső, megbízható helyettes (társtulajdonos, irodavezető) tulajdonos, hogy a cégvezető kiesése esetén se maradjon gazdátlan a profil.
- Az ügynökség kezelő, lehetőleg az ügynökség saját céges Google-fiókjával, nem egy munkatársa magánfiókjával.
- A recepciós, az üzletvezető vagy a marketinges munkatárs kezelő, a saját nevére szóló fiókkal.
[Szakmai feltételezés] Ha egy ügynökség hosszú távra tulajdonosi szerepet kér, az önmagában nem jelent rossz szándékot, de érdemes megkérdezni, melyik feladathoz kell. Ha erre nincs konkrét válasz, a kezelői szerep jó eséllyel elég.
Miért maradjon a cégprofil tulajdonjoga mindig a vállalkozásnál?
Mert a profil a vállalkozás vagyona. Az értékelések, a fotók és az évek alatt összegyűlt hívás- és útvonaladatok a céghez tartoznak. Ha a tulajdonjog egy külső félnél vagy egy volt munkatársnál van, a vállalkozás elveszíti a rendelkezést az egyik legfontosabb ügyfélszerző felülete felett.
[Saját tapasztalat] A leggyakoribb helyzetek, amelyekkel találkozunk:
- A profilt évekkel ezelőtt egy volt alkalmazott hozta létre a saját Gmail-fiókjával, és azóta csak ő tud belépni.
- Egy korábbi ügynökség elsődleges tulajdonosként kezelte a profilt, és a szerződés lejárta után nehezen vagy egyáltalán nem adja vissza.
- A cégvezető létrehozott egy fiókot, de a jelszót és a helyreállító telefonszámot már nem tudja, így a fiók gyakorlatilag elérhetetlen.
Mindhárom eset megelőzhető. Ha a tulajdonjog a cégvezető saját, védett fiókjánál van, az ügynökségváltás pár kattintás. Az új ügynökséget kezelőként meghívod, a régit eltávolítod, és a profil története, értékelései, statisztikái érintetlenek maradnak.
Hogyan szerezd vissza a hozzáférést, ha a profilt egy volt munkatárs tartja kézben?
Először próbáld meg közvetlenül, a volt munkatárs segítségével rendezni, vagyis ő hívja meg tulajdonosként a cégvezető fiókját, majd adja át az elsődleges tulajdonjogot. Ha ez nem megy, használd a Google hivatalos hozzáférés-kérési folyamatát, és ha elutasítják, fellebbezz.
- Nézd meg, melyik fiókról van szó. Ha a munkatárs céges Google Workspace-fiókkal (például nev@cegnev.hu) kezelte a profilt, a Workspace adminisztrátora vissza tudja állítani a fiók jelszavát, és ezzel a profilhoz is hozzáférsz. [Saját tapasztalat] Ez a legegyszerűbb út, ezért érdemes ezzel kezdeni.
- Kérd meg a volt munkatársat, hogy hívjon meg. Ő a Cégprofil beállításaiban, a felhasználók kezelésénél (angol felületen People and access) tulajdonosként hozzáadja a cégvezető fiókját. A meghívó elfogadása után ez a fiók tulajdonos lesz.
- Kérd az elsődleges tulajdonjog átadását. [Hivatalosan igazolt] Az elsődleges tulajdonjogot csak az aktuális elsődleges tulajdonos adhatja át, és csak olyan felhasználónak, aki már tulajdonos. A súgó szerint a frissen tulajdonossá vált felhasználó csak egy várakozási idő után léphet elő elsődleges tulajdonossá, ezt a súgó jelenleg 7 napban adja meg.
- Rendezd a volt munkatárs fiókját. Az átadás után távolítsd el, vagy ha egy átmeneti időszakban még segít, hagyd meg kezelőként, és később vedd le.
- Ha nem elérhető vagy nem együttműködő, kérj hozzáférést a Google-nél. [Hivatalosan igazolt] Ha egy már igazolt profilt próbálsz kezelésbe venni, a Google felkínálja a hozzáférés kérését. Az űrlapon megadod, milyen szintű hozzáférést kérsz, és milyen kapcsolatban állsz a vállalkozással. A Google e-mailben értesíti a jelenlegi tulajdonost. Ha ő a súgóban megadott időn belül (jelenleg 7 nap) nem reagál, bizonyos esetekben te magad igazolhatod a profilt.
- Ha elutasítják, fellebbezz. [Hivatalosan igazolt] Elutasítás esetén a Google fellebbezési lehetőséget ad, ahol a vállalkozáshoz fűződő kapcsolatodat dokumentumokkal kell alátámasztanod, például cégkivonattal, a cég nevére szóló számlával vagy az üzlethelyiséget mutató fotóval, videóval. [Szakmai feltételezés] Minél egyértelműbb, hogy te képviseled a céget (azonos név a cégkivonatban, céges e-mail-domain, a weboldallal egyező elérhetőségek), annál jobb eséllyel zárul a folyamat a javadra, de a kimenetelt senki nem garantálhatja.
[Saját tapasztalat] A folyamat közben ne hozz létre új, duplikált profilt ugyanarra a címre. Rövid távon megoldásnak tűnhet, de a duplikátumok összevonása vagy eltávolítása utána sokkal több munka, és a régi profil értékelései sem költöznek át magától az újra.
Mit tegyél, ha egy korábbi ügynökség nem adja vissza a profilt?
Kérd vissza írásban, udvariasan és konkrétan, a szükséges lépéseket is leírva. Ha nem reagálnak, ugyanaz a hivatalos hozzáférés-kérési és fellebbezési folyamat áll rendelkezésedre, mint egy volt munkatárs esetében.
[Saját tapasztalat] Az ügynökségek többsége nem rosszindulatból tartja meg a profilt, hanem mert senki nem kérte vissza, vagy mert a szerződés megszűnésekor ez a pont kimaradt. Érdemes egy rövid, egyértelmű kérést küldeni, amely tartalmazza az alábbiakat:
- a profil nevét és címét, hogy ne legyen félreértés,
- azt a Google-fiókot (e-mail-címet), amelyet tulajdonosként kell meghívniuk,
- a kérést, hogy az elfogadás és a várakozási idő után adják át erre a fiókra az elsődleges tulajdonjogot,
- és azt, hogy ezután a saját fiókjukat távolítsák el, vagy maradjanak kezelők, ha még dolgoznak a profilon.
[Szakmai feltételezés] Ha a szerződésetekben szerepel, hogy a megbízás keretében létrehozott online felületek a megrendelő tulajdonát képezik, erre hivatkozni sokat segíthet. Új ügynökségi szerződésnél ezt érdemes eleve beleírni, akárcsak azt, hogy a megbízás végén a hozzáférések rendezése az ügynökség feladata.
Hogyan kösd a tulajdonjogot a cégvezető saját fiókjához?
Az elsődleges tulajdonos egy olyan Google-fiók legyen, amelyhez a cégvezető fér hozzá, kétlépcsős azonosítással és naprakész helyreállítási adatokkal védve, mellette pedig legyen egy második tulajdonos is a cégen belül.
[Saját tapasztalat] Ehhez az alábbi sorrendet javasoljuk.
- Döntsd el, melyik fiók legyen az elsődleges tulajdonos. Céges Google Workspace-fiók akkor jó választás, ha a Workspace adminisztrátora a cégvezető vagy egy megbízható belső ember. Ha nincs Workspace, egy kifejezetten erre a célra használt, a cégvezető által kezelt Google-fiók is megfelelő.
- Kapcsold be a kétlépcsős azonosítást, és ha lehet, használj biztonsági kulcsot vagy jelszókulcsot (passkey).
- Állíts be olyan helyreállító telefonszámot és e-mail-címet, amelyek a cégvezetőnél vannak, nem egy munkatársnál.
- Kérj tartalék kódokat, és tárold őket biztonságos helyen, jelszókezelőben vagy lezárt borítékban.
- Hívj meg egy második belső tulajdonost, hogy a cégvezető fiókjának elvesztése esetén se kelljen a hosszadalmas hozzáférés-kérési folyamatot végigjárni.
- Minden külső szereplőt (ügynökség, szabadúszó, fotós) kezelőként hívj meg.
[Szakmai feltételezés] Egy több ember által használt, közös marketing@ jellegű fiók tulajdonosként kényelmesnek tűnik, de nehéz nyomon követni, ki mit módosított, és minden távozáskor jelszót kell cserélni. Személyhez kötött fiókokkal a hozzáférések átláthatóbbak, és egy távozó kolléga egyetlen lépéssel kivehető.
Hogyan nézd át évente a jogosultságokat?
Évente legalább egyszer, és minden munkatárs- vagy ügynökségváltáskor nézd végig, ki fér hozzá a profilhoz, milyen szerepben, és szükség van-e még rá. Az átnézés kevés időt vesz igénybe, és a fenti problémák többségét megelőzi.
Éves ellenőrzőlista
- Az elsődleges tulajdonos a cégvezető vagy a vállalkozás által ellenőrzött fiók?
- Van legalább egy második belső tulajdonos?
- Minden felhasználót név szerint be tudsz azonosítani? Ismeretlen e-mail-cím ne maradjon a listán.
- Szerepel még távozott munkatárs vagy volt ügynökség fiókja? Ha igen, távolítsd el.
- A külső partnerek kezelők, nem tulajdonosok?
- Van függőben lévő meghívó, amelyet senki nem fogadott el? Ha már nem aktuális, vond vissza.
- A tulajdonosi fiókokon be van kapcsolva a kétlépcsős azonosítás, és naprakészek a helyreállítási adatok?
- A tulajdonosok értesítései (új értékelés, hozzáférési kérés) olyan postafiókba érkeznek, amelyet valaki ténylegesen olvas?
- Ha több telephelyed van, mindegyiken ugyanez a szerepkiosztás?
Sok telephely jogosultságainak lekérdezése API-val
[Hivatalosan igazolt] A Google Business Profile API fiókkezelési része (Account Management API) lehetővé teszi, hogy egy telephely felhasználóit és szerepeit lekérdezd. Ehhez jóváhagyott API-hozzáférés és OAuth-hitelesítés kell. Egy telephely adminisztrátorainak listája így kérhető le.
GET https://mybusinessaccountmanagement.googleapis.com/v1/locations/{locationId}/admins
A válaszban minden felhasználónál szerepel az admin mező (a felhasználó azonosítója), a role (például PRIMARY_OWNER, OWNER vagy MANAGER) és a pendingInvitation, amely azt jelzi, hogy a meghívót még nem fogadták el. [Saját tapasztalat] Néhány telephelynél a felület is elég. Tíz-húsz telephely fölött viszont egy ilyen lekérdezésből készített táblázat sokkal gyorsabban megmutatja, hol maradt bent régi fiók vagy elfelejtett meghívó.
Források és további olvasnivalók
- Google Cégprofil Súgó, Felhasználók hozzáadása és kezelése a Cégprofilban
- Google Cégprofil Súgó, Hozzáférés kérése egy már igazolt Cégprofilhoz
- Google Cégprofil Súgó, Az elsődleges tulajdonjog átruházása
- Google Business Profile APIs, Account Management API dokumentáció (locations.admins)
- Google-fiók Súgó, Kétlépcsős azonosítás és fiók-helyreállítás
- Google Workspace Admin Súgó, Felhasználói jelszó visszaállítása
Gyakori kérdések
Hány tulajdonosa lehet egy Google cégprofilnak?
Elsődleges tulajdonosból pontosan egy van, tulajdonosból és kezelőből több is lehet. Érdemes legalább két belső tulajdonost tartani, hogy egy fiók elvesztése ne zárja ki a céget.
Milyen szerepet adjak a marketingügynökségnek?
Az esetek többségében a kezelői szerep elég, ezzel bejegyzést tehet közzé, fotót tölthet fel, adatot módosíthat és értékelésre válaszolhat. Elsődleges tulajdonos mindig a vállalkozás maradjon.
Mit tegyek, ha a volt munkatársam fiókjában van a cégprofil?
Kérd meg, hogy hívja meg tulajdonosként a cégvezető fiókját, majd adja át az elsődleges tulajdonjogot. Ha nem elérhető, a Google hozzáférés-kérési folyamatát használd, elutasítás esetén pedig fellebbezz.
Létrehozhatok új profilt, ha nem férek hozzá a régihez?
Nem javasolt. A duplikált profilok összevonása vagy eltávolítása később sok munka, és a régi profil értékelései sem költöznek át magától. Előbb kérj hozzáférést a meglévő profilhoz.
Elveszíti a kezelő a hozzáférését, ha az ügynökséggel befejezzük a közös munkát?
Magától nem. A tulajdonosnak kell eltávolítania a felhasználót a Cégprofil beállításaiban, ezért szerződésbontáskor és az éves átnézéskor ezt mindig ellenőrizd.
Források és további olvasnivalók
Ezen az oldalon a hivatalosan igazolt információt elsődleges forrásokból építjük fel; a saját tapasztalatot és a szakmai becslést mindig külön jelöljük a szövegben.