- Öt oszlop egy kkv-nak jó eséllyel elég, a Jóváhagyásra vár állapot legyen külön oszlop, mert ott akad el a legtöbb munka.
- Minden kártyának egyetlen felelőse és egy valódi határideje legyen, a közös felelősség a gyakorlatban senki felelőssége.
- A tartalom, frissítés, mérés, hirdetés és weboldal típusú feladatok egy táblán, címkével megkülönböztetve kezelhetők a legkönnyebben.
- Az ismétlődő feladatokat sablonból vagy az eszköz ismétlés funkciójával hozd létre, ne fejből írd újra minden hónapban.
- A tábla attól avul el, hogy nincs heti átnézés, túl sok a kártya és senki nem zárja le a kész munkát.
Egy kis marketingcsapatnál ritkán az ötlet hiányzik. Sokkal gyakoribb, hogy a félkész poszt két hete a tulajdonos postafiókjában vár, a havi mérést senki nem nézte meg, a weboldal-javítás pedig egy chatüzenetben maradt. A közös feladattábla erre ad egyszerű, látható választ. Ebben a cikkben lépésről lépésre végigmegyünk azon, hogyan építs fel egy olyan táblát, amelyet egy két-öt fős csapat vagy egy tulajdonos és egy külsős partner tényleg használ is, és nem hagy el a harmadik hét után.
A szövegben háromféle jelölést használunk. Hivatalosan igazolt az, ami egy eszköz vagy szolgáltató saját dokumentációjában szerepel. Saját tapasztalat az, amit kkv-kkal közös munkában rendszeresen látunk. Szakmai feltételezés az, ami logikus és a gyakorlat alapján valószínű, de nem mértük és nem dokumentált.
Miért kell egy kkv marketingcsapatnak közös feladattábla?
Azért, mert a marketingmunka sok apró, egymásra épülő lépésből áll, és a közös tábla mutatja meg egy helyen, mi készül, ki csinálja, és mi vár döntésre. Kis csapatnál nincs projektmenedzser, aki fejben tartja ezt, ezért a táblának kell átvennie ezt a szerepet.
Saját tapasztalat. A legtöbb elakadás a két fél határán történik. A partner elkészít egy anyagot, elküldi, és onnantól senki nem tudja, hol tart. A tábla ezt az átadási pontot teszi láthatóvá. Ha egy kártya négy napja a jóváhagyás oszlopban áll, azt mindkét fél látja, és nem kell külön rákérdezni.
Egy jól vezetett tábla a heti egyeztetést is lerövidíti, mert a megbeszélés a kártyákon megy végig, és nem emlékezetből próbáljátok összerakni, mi történt.
Milyen oszlopok legyenek a marketing feladattáblán?
Egy kkv-nak jellemzően öt oszlop elég, vagyis Ötletek, Erre a hétre, Folyamatban, Jóváhagyásra vár és Kész. Ennél több oszlop ritkán ad új információt, viszont mindegyiket karban kell tartani.
- Ötletek / beérkező. Ide kerül minden, ami eszedbe jut vagy kérésként érkezik. Nem kell azonnal pontosítani, csak rögzíteni.
- Erre a hétre. A heti tervezésen ide húzod azt, amit tényleg el akartok végezni. Ez a lista legyen rövid.
- Folyamatban. Amin valaki éppen dolgozik. Érdemes korlátozni, hány kártya lehet itt egyszerre személyenként.
- Jóváhagyásra vár. A kész, de még nem élesített munka, amelyre valakinek igent vagy javítást kell mondania.
- Kész / élesítve. Ami kiment, megjelent vagy beállítva fut. Havonta archiváld, hogy ne nőjön végtelenre.
A Folyamatban oszlop korlátozása a kanban módszer egyik alapelve (WIP-limit, vagyis a párhuzamos munka felső határa). Szakmai feltételezés. Kis csapatnál személyenként két-három párhuzamos kártya jó eséllyel elég, ennél több általában azt jelzi, hogy a munka elkezdődött, de elakadt.
Miért legyen külön oszlop a Jóváhagyásra vár?
Mert a kkv-marketingben a munka gyakran a döntésnél áll meg, nem a kivitelezésnél, és ez külön oszlop nélkül nem látszik. Ha a jóváhagyásra váró kártya a Folyamatban oszlopban marad, úgy tűnik, mintha a kivitelező késne, pedig ő már régen végzett.
Saját tapasztalat. Tulajdonos és külsős partner párosnál ez az oszlop a legtanulságosabb. Sokszor itt derül ki, hogy a havi posztcsomag vagy a hirdetés-szöveg napokig várt egy igenre. Érdemes megállapodni, hogy a jóváhagyó kártyáján is legyen határidő, és a heti átnézés ezzel az oszloppal kezdődjön.
Milyen mezők kellenek egy feladatkártyán?
Minden kártyán legyen egy felelős, egy határidő, egy feladattípus-címke és egy rövid kész-definíció, a többi mező opcionális. Ha ezek közül bármelyik hiányzik, a kártya könnyen gazdátlan marad.
- Felelős. Mindig egyetlen ember. Ha ketten dolgoznak rajta, akkor is egy név szerepeljen, aki a kártya állapotáért felel.
- Határidő. Valódi dátum, amihez valami kötődik (megjelenés, kampányindulás, ünnep). A kitalált határidőt a csapat hamar figyelmen kívül hagyja.
- Típus-címke. Tartalom, Frissítés, Mérés, Hirdetés vagy Weboldal. Ebből szűrhető, mire megy el a legtöbb idő.
- Jóváhagyó. Ha nem a felelős dönt, írd rá, ki fog igent mondani.
- Kész-definíció. Egy mondat arról, mikor tekintitek késznek, például: a poszt ütemezve van, és a link ellenőrizve.
- Link. A dokumentum, a hirdetésfiók vagy az érintett oldal címe, hogy ne kelljen keresgélni.
Hivatalosan igazolt. A Trello, az Asana és a Notion saját súgója szerint mindhárom eszközben adható a kártyákhoz felelős, határidő, címke és egyedi mező, tehát ezekhez a mezőkhöz nem kell külön fejlesztés.
Mely feladattípusok kerüljenek a táblára?
Öt feladattípus fedi le egy kkv marketingjének nagy részét, ezek a tartalom, a frissítés, a mérés, a hirdetés és a weboldal. Érdemes mindet egy táblán tartani, címkével megkülönböztetve, mert így egy pillantással látszik a heti terhelés.
Tartalom
Blogcikk, közösségi poszt, hírlevél, cégprofil-bejegyzés, videó. Egy kártya egy megjelenés legyen, ne egy egész havi csomag, különben a kártya hetekig a Folyamatban oszlopban áll.
Frissítés
Meglévő oldalak, cikkek, nyitvatartás, ajánlatok vagy szolgáltatásleírások átnézése. Hivatalosan igazolt. A Google Search Central az emberközpontú, hasznos tartalomról szóló útmutatójában azt javasolja, hogy a tartalom frissítése valódi változtatás legyen, ne csak a dátum átírása. Ezért a frissítés-kártya kész-definíciója nevezze meg, mi változott.
Mérés
Havi riport, konverziók ellenőrzése, Search Console átnézése, űrlapok tesztje. Hivatalosan igazolt. A Google Analytics 4 súgója szerint az eseményszintű adatok megőrzési ideje alapértelmezésben két hónap, ez a beállításokban hosszabbra állítható. Ezt egyszer érdemes ellenőrizni, és a mérés-kártyák közé felvenni.
Hirdetés
Kampány-átnézés, új hirdetésszöveg, kulcsszólista tisztítása, költéskeret egyeztetése. A hirdetés-kártyán szinte mindig legyen jóváhagyó, mert pénzről van szó.
Weboldal
Hibajavítás, új aloldal, bővítmény-frissítés, sebesség. Saját tapasztalat. A weboldal-feladatok azok, amelyek a leggyakrabban chatben vagy telefonon indulnak, és ott is maradnak. Ha egy kérés nem kerül kártyára, jó eséllyel elveszik.
Hogyan kezeld az ismétlődő marketingfeladatokat?
Az ismétlődő feladatokhoz készíts sablonkártyát ellenőrzőlistával, és az eszköz ismétlés funkciójával hozd létre őket újra minden héten vagy hónapban. Így a rutinfeladat nem függ attól, hogy valaki emlékszik-e rá.
Hivatalosan igazolt. Az Asana súgója szerint a feladatok beállíthatók ismétlődőre (napi, heti, havi ütemezéssel). A Trello a beépített automatizálással (korábban Butler) tud ütemezett kártyát létrehozni, a Notion pedig ismétlődő sablont kínál adatbázisokban. A pontos menüpontok eszközönként és csomagonként eltérhetnek, ezért a saját fiókodban ellenőrizd.
Tipikus ismétlődő kártyák egy kkv marketingjében:
- heti közösségi tartalom ütemezése,
- havi riport és mérés-ellenőrzés,
- havi hirdetés-átnézés,
- negyedéves weboldal-átnézés (linkek, űrlapok, elavult információ),
- negyedéves tartalomfrissítés a legtöbb forgalmat hozó oldalakon.
Szakmai feltételezés. Ha az ismétlődő kártyák a tábla felénél többet tesznek ki, a tábla elveszíti az áttekinthetőségét. Ilyenkor érdemes a rutinfeladatokat egy külön sávba vagy szűrt nézetbe tenni.
Hogyan osszátok fel a szerepeket tulajdonos és külsős partner között?
A legegyszerűbb felosztás az, hogy a partner a kivitelező és a tábla gazdája, a tulajdonos pedig a jóváhagyó és az üzleti információ forrása. Így mindkét fél tudja, melyik oszlop az övé.
A partner felel azért, hogy a kártyák naprakészek legyenek, a kész munka a Jóváhagyásra vár oszlopba kerüljön, és a heti átnézés megtörténjen. A tulajdonos felel azért, hogy a jóváhagyásra váró kártyákra választ adjon, és hogy az üzleti változások (új szolgáltatás, szezonális ajánlat, nyitvatartás-módosítás) kártyaként bekerüljenek az Ötletek oszlopba. Saját tapasztalat. A legtöbb félreértés abból adódik, hogy a tulajdonos fejében van egy változás, ami soha nem jut el a partnerig. Ha a tulajdonos maga is felvihet kártyát, ez a rés jó eséllyel szűkül.
Érdemes azt is rögzíteni, mi számít sürgős kérésnek. Ha minden kártya sürgős, egyik sem az, ezért a sürgős címkét tartsátok fenn a valóban azonnali hibáknak, például egy nem működő űrlapnak vagy egy rossz telefonszámnak.
Hogyan kapcsolódjon a tábla a heti rutinhoz?
A tábla akkor marad élő, ha minden héten egy rövid, rögzített rendben végigmentek rajta, jellemzően a hét elején tervezéssel, a hét végén lezárással. Egy kis csapatnak ehhez általában húsz-harminc perc elég.
- Jóváhagyásra vár oszlop. Minden kártyánál döntés születik, vagy kap egy határidőt a döntés.
- Folyamatban oszlop. Ami egy hete nem mozdult, annál kiderül, mi akasztotta meg.
- Kész oszlop. Gyors ellenőrzés, tényleg kiment-e minden, és a mérés-kártyák kapnak-e új feladatot belőle.
- Ötletek oszlop. Kiválasztjátok, mi kerül az Erre a hétre oszlopba, a többi marad vagy törlődik.
- Ismétlődő kártyák. Megnézitek, létrejöttek-e a heti és havi rutinfeladatok.
Saját tapasztalat. A jóváhagyással kezdeni azért hasznos, mert ott a legkisebb munkával lehet a legtöbb kártyát továbbmozdítani. Egy igen vagy egy rövid javítási kérés gyakran több napnyi várakozást old fel.
Hogyan néz ki egy induló sablon?
Az induló sablon öt oszlopból, öt típus-címkéből és nagyjából tíz kezdő kártyából áll, ennél többel nem érdemes indulni. Az alábbi CSV-részletet a legtöbb eszköz be tudja olvasni, vagy kézzel is átmásolható.
Cím;Oszlop;Felelős;Határidő;Típus;Jóváhagyó;Kész-definíció
Heti posztok ütemezése;Erre a hétre;Partner;hétfő;Tartalom;Tulajdonos;3 poszt ütemezve, linkek ellenőrizve
Szolgáltatás oldal frissítése;Ötletek;Partner;hónap vége;Frissítés;Tulajdonos;új GYIK és aktuális leírás élesítve
Havi riport;Erre a hétre;Partner;hónap 5.;Mérés;-;riport elküldve, 3 tanulság leírva
Kampány átnézése;Erre a hétre;Partner;csütörtök;Hirdetés;Tulajdonos;javaslat jóváhagyva vagy elutasítva
Kapcsolati űrlap tesztje;Ötletek;Tulajdonos;negyedév vége;Weboldal;-;tesztlevél megérkezett
Hivatalosan igazolt. Az Asana és a Notion dokumentációja szerint CSV-fájlból importálhatók feladatok, a Trellóban ehhez jellemzően kiegészítő vagy kézi átvitel kell. Az elválasztó karaktert (pontosvessző vagy vessző) az importálásnál állítsd be.
A sablonhoz tartozzon egy rövid szabálylista is, amit a tábla tetejére, egy rögzített kártyára írtok:
- minden kártyának egy felelőse van,
- e-mailben vagy chatben érkezett kérés csak akkor él, ha kártya lett belőle,
- a jóváhagyásra váró kártyán is van határidő,
- a kész kártyát az zárja le, aki élesítette.
Milyen hibáktól avul el gyorsan a feladattábla?
A tábla leggyakrabban attól avul el, hogy kimarad a heti átnézés, túl sok kártya kerül rá, és a munka egy része a táblán kívül fut tovább. Ezek a hibák egymást erősítik, ezért érdemes mindet figyelni.
- Kimaradó heti átnézés. Két kihagyott hét után a tábla már nem a valóságot mutatja, és senki nem bízik benne.
- Túl sok oszlop. Nyolc-tíz állapotnál a kártyák mozgatása több munka, mint amennyit a tábla ad.
- Közös felelős. Ha egy kártyán két név áll, mindketten a másikra várnak.
- Kitalált határidők. A minden kártyára rányomott péntek elveszíti a jelentését.
- Párhuzamos csatornák. Ha a fontos kérések chatben maradnak, a tábla csak a munka egy részét mutatja.
- Le nem zárt kártyák. A Kész oszlop helyett a Folyamatban oszlopban felejtett munka hamis terhelést mutat.
- Túl nagy kártyák. Egy egész havi kampány egy kártyán soha nem mozdul. Bontsd megjelenésekre vagy lépésekre.
- Örökké gyűlő ötletek. Az Ötletek oszlopot havonta tisztítsd, ami három hónapja nem került sorra, azt töröld vagy archiváld.
Szakmai feltételezés. A tábla használatát legjobban az mutatja meg, hogy a heti egyeztetés a táblán megy-e végig. Ha a megbeszélés közben senki nem nyitja meg, a tábla jó eséllyel már csak dísz.
Milyen ellenőrzőlistával indulj el?
Az indulás egy egyórás beállítás és az első négy hét következetes heti átnézése. Ez a lista segít, hogy az első hetekben minden alaplépés meglegyen.
- Kiválasztottátok az eszközt, és mindkét fél be tud lépni.
- Megvan az öt oszlop és az öt típus-címke.
- A felelős, határidő, jóváhagyó és kész-definíció mező minden kártyán kitölthető.
- Felvettétek az ismétlődő feladatokat sablonnal vagy ismétlés funkcióval.
- Rögzítettétek a heti átnézés időpontját és sorrendjét.
- A tábla tetején ott a szabálylista.
- Négy hét után közösen megnézitek, melyik oszlopot vagy mezőt nem használjátok, és azt kiveszitek.
Egy feladattábla önmagában nem javítja a marketing eredményeit, de segítheti, hogy a meglévő munka ne akadjon el a döntéseknél és az átadásoknál. Kis csapatnál ez gyakran többet számít, mint egy újabb eszköz vagy csatorna.
Források és további olvasnivalók
- Google Search Central, Hasznos, megbízható, emberközpontú tartalom készítése
- Google Analytics súgó, Adatmegőrzés beállítása
- Asana súgó, Ismétlődő feladatok és CSV-importálás
- Atlassian Trello súgó, Automatizálás és egyedi mezők
- Notion súgó, Adatbázis-sablonok és importálás
- David J. Anderson, Kanban (a WIP-limit és a folyamatáramlás alapjai)
Gyakori kérdések
Milyen eszközben érdemes elkészíteni a marketing feladattáblát?
Bármelyik kanban nézetet tudó eszköz megfelel, például Trello, Asana, Notion vagy ClickUp. Fontosabb, hogy mindkét fél használja, és támogassa a felelős, határidő és ismétlődő feladat mezőket, mint maga az eszköz neve.
Hány oszlop legyen a táblán?
Egy kis csapatnak jellemzően öt oszlop elég, vagyis Ötletek, Erre a hétre, Folyamatban, Jóváhagyásra vár és Kész. Több oszlop ritkán ad új információt, viszont nehezebb naprakészen tartani.
Kell-e külön oszlop a jóváhagyásnak, ha csak ketten dolgozunk?
Igen, különösen tulajdonos és külsős partner párosnál. A jóváhagyásra váró munka így látható, és kiderül, ha egy kártya napok óta a döntésre vár, nem a kivitelezésre.
Hogyan kezeljük a havonta ismétlődő marketingfeladatokat?
Készíts minden ismétlődő feladathoz egy sablonkártyát ellenőrzőlistával, és használd az eszköz ismétlés vagy automatizálás funkcióját, ha van ilyen. Így a havi riport vagy a hirdetés-átnézés minden hónapban ugyanazokkal a lépésekkel jön létre.
Mitől avul el leggyorsabban egy feladattábla?
A leggyakoribb ok a kimaradó heti átnézés. Emellett sokat árt, ha a kész kártyákat senki nem zárja le, ha a határidők kitaláltak, és ha a munka egy része e-mailben vagy chatben fut a táblán kívül.
Források és további olvasnivalók
Ezen az oldalon a hivatalosan igazolt információt elsődleges forrásokból építjük fel; a saját tapasztalatot és a szakmai becslést mindig külön jelöljük a szövegben.