Egy kkv marketingje ritkán áll össze egyetlen döntésből. Évek alatt gyűlik össze egy hírlevélküldő, egy posztütemező, néhány WordPress-bővítmény, egy képszerkesztő, és egy elemzőeszköz, ami egy próbaidőszak után bent ragadt. Mindegyiket valaki jó okkal kezdte használni. Egy idő után viszont senki nem tudja pontosan, mi fut még, kinek a kártyájáról megy a díj, és mi romlik el, ha valamelyiket kikapcsolják. Ez a cikk egy évente megismételhető módszert ad a leltár elkészítéséhez és a döntésekhez. Árakról szándékosan nem írunk, mert azok gyakran változnak, a döntési szempontok viszont megmaradnak.
A szövegben háromféle állítást különítünk el. A Hivatalosan igazolt rész a szolgáltatók dokumentációján vagy jogszabályon alapul. A Saját tapasztalat ügyfélmunkában visszatérő mintát jelöl. A Szakmai feltételezés észszerű következtetés, amit érdemes a saját helyzetedben is ellenőrizni.
Mi az a marketing eszközleltár, és miért érdemes évente elkészíteni?
A marketing eszközleltár egy táblázat, amelyben a marketinghez használt összes szoftver, bővítmény, fiók és előfizetés szerepel. Minden sorból kiderül, kinek a nevén van, ki használja, mire és mikor újul meg. Az éves ritmus azért jó, mert a legtöbb éves előfizetés évente egyszer újul meg, és egy év alatt annyi változás gyűlik össze (új munkatárs, kilépő kolléga, új kampánycél), hogy indokolt újra végignézni.
Saját tapasztalat. Az első kitöltésnél szinte mindig előkerül legalább egy eszköz, amelyről a csapatban senki nem tudta, hogy még fut, vagy egy fiók, amely egy már távozott munkatárs e-mail-címén van. Ez utóbbi a súlyosabb, mert ilyenkor már a hozzáférés a tét, és nem csak a díj.
Hivatalosan igazolt. A GDPR 30. cikke előírja az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását, a 28. cikke pedig írásos szerződést kér az adatfeldolgozókkal. A marketingeszközök nagy része (hírlevélküldő, CRM, űrlapkezelő, chatprogram) személyes adatot kezel, vagyis adatfeldolgozónak számít. A kis cégekre vonatkozó kivétel szűk, ezt az adatvédelmi tanácsadóddal egyeztesd. A leltár jó alapot ad ahhoz, hogy ez a nyilvántartás naprakész maradjon.
Milyen adatokat rögzíts minden eszközről?
Soronként egy eszköz szerepeljen, és minden sorban legyen ott a tulajdonos, a felhasználó, a cél, a megújulás, a kezelt adat, az összekötések és a döntés. A legfontosabb, hogy a „kinek a nevén van” kérdést három külön oszlopra bontsd, mert a számlázási tulajdonos, az adminisztrátori fiók és a napi felhasználó gyakran három különböző személy.
Az ajánlott oszlopok:
- Eszköz és kategória (mérés, hirdetés, e-mail, közösségi média, weboldal-bővítmény, tervezés, CRM, automatizálás, AI-eszköz).
- Cél, egyetlen mondatban. Ha nem tudod egy mondatban leírni, az már magában is jelzés.
- Fő felhasználó, aki hetente vagy havonta tényleg megnyitja.
- Admin e-mail, vagyis melyik címmel lehet belépni és jogosultságot adni.
- Számlázási tulajdonos (cég vagy magánszemély, melyik kártya vagy számla).
- Típus (havi, éves, ingyenes, egyszeri licenc), megújulás dátuma és felmondási határidő napokban.
- Személyes adat (igen vagy nem) és adatfeldolgozói szerződés (megvan vagy hiányzik).
- Integrációk, vagyis mivel van összekötve (űrlap, webshop, hirdetési fiók, automatizmus).
- Export, azaz milyen formátumban menthető ki az adat.
- Utolsó használat, döntés, felelős és megjegyzés.
A letölthető szerkezethez másold az alábbi sort egy üres szövegfájlba, mentsd eszkozleltar.csv néven, és nyisd meg Excelben vagy Google Táblázatban. A pontosvessző a magyar nyelvű Excel alapbeállításához igazodik. Google Táblázatban importáláskor egyéni elválasztóként add meg.
Eszköz;Kategória;Cél;Fő felhasználó;Admin e-mail;Számlázási tulajdonos;Típus;Megújulás;Felmondási határidő (nap);Személyes adat;Adatfeldolgozói szerződés;Integrációk;Export;Utolsó használat;Döntés;Felelős;Megjegyzés
Egy kitalált mintasor a formátum szemléltetésére:
Hírlevélküldő;E-mail;Havi hírlevél és webshop-értesítők;marketinges;marketing@pelda.hu;Cég, céges kártya;éves;2027-03-01;30;igen;megvan;webshop, kapcsolati űrlap;CSV;2026-10-10;marad;ügyvezető;
A Döntés oszlophoz érdemes legördülő listát (adatérvényesítést) beállítani négy értékkel: marad, összevon, felmond, vizsgálandó. A közelgő megújulást egy segédoszlop jelezheti. Magyar Excelben a képlet =HA(H2-MA()<=45;"Hamarosan megújul";""), angol nyelvű felületen =IF(H2-TODAY()<=45,"Hamarosan megújul",""). A 45 napot a leghosszabb felmondási határidőhöz igazítsd.
Hogyan gyűjtsd össze a teljes listát lépésről lépésre?
Ne emlékezetből dolgozz, hanem nyomokból. A pénzügyi kivonatok, a beérkező számlák, a weboldal bővítménylistája és a fiókokhoz kapcsolt alkalmazások együtt jó eséllyel szinte mindent megmutatnak, ami fut.
- Kártya- és bankkivonat 12 hónapra. Minden ismétlődő terhelésből egy sor lesz, a magánkártyáról fizetett céges eszközöket is beleértve.
- Keresés a postafiókokban. A „számla”, „invoice”, „receipt”, „renewal” és „subscription” szavakra keress minden marketinges címen, a kilépett munkatársak továbbított postafiókjában is.
- A weboldal bővítményei. A WordPress-adminban az aktív és az inaktív bővítményeket is írd fel, a prémium licenceket és a témát is. Az inaktív bővítmény is frissítést és figyelmet kér.
- Összekapcsolt alkalmazások. Nézd át a Google-fiók harmadik féltől származó hozzáféréseit, a Meta üzleti portfólió integrációit, a Search Console és a Google Analytics felhasználóit.
- Tag Manager tároló. Minden címke mögött jellemzően egy eszköz áll. Saját tapasztalat. A tárolóban maradt címkék sokszor olyan eszközöket is elárulnak, amelyek még mérnek az oldalon, pedig rég nem nyitja meg őket senki.
- Kérdezd meg a csapatot. Három kérdés elég. Mit használsz hetente? Mit havonta? Mihez kérnél azonnal hozzáférést, ha holnap új gépet kapnál?
- Az ingyenes eszközök is kerüljenek be. Díj nélkül is kezelhetnek személyes adatot, és ugyanúgy elveszhet hozzájuk a hozzáférés.
Milyen kérdésekkel döntheted el, mi marad, mi vonható össze és mi mondható fel?
Az marad, ami üzleti célt szolgál, rendszeresen használják, és nincs mellette átfedő eszköz. Az vonható össze, ami ugyanazt végzi, mint egy másik. Az mondható fel, amit hosszú ideje senki nem használt, és nem épül rá mérés vagy integráció. Ha a válasz bizonytalan, a sor „vizsgálandó” jelölést kap, és nem kerül azonnal felmondásra.
Mi maradjon?
- Meg tudod nevezni, melyik üzleti célt szolgálja (lead, eladás, ügyfélmegtartás, mérés)?
- Van fő felhasználója, aki az elmúlt hónapban dolgozott vele?
- Ha holnap megszűnne, hiányozna valakinek egy héten belül?
- Céges fiókon van, és legalább két ember fér hozzá adminként?
Mi vonható össze?
- Van másik eszköz, amely ugyanezt a funkciót már tudja (például a CRM is küld hírlevelet, vagy a közösségi platform maga is ütemez)?
- Két bővítmény végzi ugyanazt a feladatot a weboldalon? Saját tapasztalat. Két egyszerre futó SEO-bővítmény gyakran duplán írja ki a meta címkéket, ami az összevonás mellett szól.
- Az összevonás után minden felhasználónak megmarad, amire tényleg szüksége van?
Mi mondható fel?
- Mikor használta valaki utoljára? Szakmai feltételezés. A 90 napos küszöb jó kiindulás, de a szezonális eszközök (például egy ünnepi kampányhoz használt tervező) kivételt jelentenek.
- Van rajta olyan adat, amire később szükség lehet, és ki tudod menteni?
- Épül rá mérés, konverzió, automatizmus vagy weboldalelem?
- Le tudod írni, mi történik az utolsó nap után?
Milyen kockázata van egy előfizetés felmondásának?
A felmondás három fő kockázata az elveszett adat, a megszűnő mérés és a törött integráció. Mindhárom gyakran csendben jelentkezik, hetekkel a felmondás után, amikor már nehéz visszakövetni, mi okozta.
Elveszett adat
Sok szolgáltató a felmondás után egy idő elteltével törli a fiók adatait, ezért a felhasználási feltételekben nézd meg, meddig érhetők el. Hivatalosan igazolt. A Google 2023 júliusában leállította a standard Universal Analytics tulajdonok adatfeldolgozását, 2024 júliusától pedig a felületet és az API-t is, így a régi adatot előtte kellett kimenteni. A GA4-ben az eseményszintű adatok megőrzése standard tulajdonnál 2 vagy 14 hónapra állítható, ez a felfedező elemzéseket érinti. A GDPR 28. cikke szerint a szolgáltatás végén az adatfeldolgozó törli vagy visszaadja a személyes adatokat, ezért a törlésről kérj visszaigazolást.
Megszűnő mérés
Konverziókövetés, pixel, hívásmérés, hőtérkép. Ha ezek forrása megszűnik, a riportokban hirtelen esés látszik, ami valójában mérési hiba. Szakmai feltételezés. Ha egy hirdetési fiók konverzióforrása szűnik meg, az automatikus ajánlattétel jó eséllyel gyengébb jelek alapján optimalizál tovább. Hivatalosan igazolt. A Search Console a tulajdonos-ellenőrzést megszüntetheti, ha az ellenőrző token eltűnik, például egy bővítmény által kitett meta címke vagy HTML-fájl.
Törött integráció
Az űrlap a CRM-be, a webshop a hírlevélküldőbe, az automatizmus a táblázatba küldi az adatot. Ha a lánc egyik tagja megszűnik, a többi tovább fut, csak üresen. Saját tapasztalat. Ezek a hibák ritkán dobnak hibaüzenetet, a leadek egyszerűen nem érkeznek meg, és csak akkor derül ki, amikor valaki rákérdez.
WordPress-bővítmények
Hivatalosan igazolt. A WordPress fejlesztői dokumentációja szerint egy bővítmény törlésekor eltávolító rutin futhat, amely a beállításait és adatait is törölheti. A deaktiválás ezt általában nem teszi meg. Saját tapasztalat. A bővítmény eltávolítása után a rövidkódjai (shortcode) nyers szövegként maradhatnak az oldalakon, ezért a fontos oldalakat utána nézd át.
Hogyan mondj fel biztonságosan?
Előbb ments, utána vizsgáld meg a függőségeket, szüneteltess, és csak a végén mondj fel. Az alábbi kilépési ellenőrzőlista minden felmondásra jelölt sorra alkalmazható:
- Exportáld az adatot, és nyisd meg a kimentett fájlt, hogy biztosan olvasható legyen.
- Az Integrációk oszlop alapján írd fel, mi épül az eszközre, és felmondás után teszteld mindegyiket.
- A mérőcímkéket előbb szüneteltesd a Tag Managerben, és csak egy későbbi körben töröld. Ha konverziót mértél vele, előbb állítsd be a helyettesítőt.
- Ellenőrizd az ellenőrző tokeneket és a DNS-bejegyzéseket (például a hírlevélküldőhöz felvett SPF- vagy DKIM-rekordot).
- Bővítményt előbb tesztkörnyezetben vagy friss mentés után távolíts el.
- A felmondást a felmondási határidő előtt add le, és a visszaigazolást mentsd a leltár mellé.
- Kérd az adatok törlését, és frissítsd az adatkezelési nyilvántartást, valamint az adatvédelmi tájékoztatót, ha az eszköz adatfeldolgozóként szerepel benne.
- Töröld a felhasználókat és vond vissza az API-kulcsokat.
- Két-négy hét múlva nézd át a leadeket, a konverziókat és a mérési adatokat.
Szakmai feltételezés. Ahol a szolgáltató engedi, a fokozatos leépítés (előbb kisebb csomag vagy szüneteltetés, a végleges felmondás egy hónap múlva) kisebb kockázattal jár, mert közben kiderül, hiányzik-e valakinek az eszköz.
Hogyan tartsd karban a leltárt a következő felülvizsgálatig?
A leltár akkor marad használható, ha új eszköz csak saját sorral kerülhet be, és a megújulási dátumok a felmondási határidővel együtt a közös naptárban is szerepelnek. Így a következő éves kör már egy frissítés lesz, nem egy újabb nyomozás.
- Új eszközt csak az kezdhet el használni, aki előtte kitölti a sorát.
- A naptári emlékeztető a megújulás előtt a felmondási határidővel korábban szóljon.
- A fiókok céges, közös címen legyenek, legalább két adminnal. Saját tapasztalat. Az egyetlen adminos fiók a leggyakoribb oka annak, hogy egy kilépés után hetekig nem lehet hozzáférni egy eszközhöz.
- Munkatárs kilépésekor a leltár Fő felhasználó és Admin e-mail oszlopa legyen a kiléptetés ellenőrzőlistája.
- Negyedévente elég egy rövid ránézés a megújulás és az utolsó használat oszlopára.
A módszer nem garantál megtakarítást vagy jobb eredményt, de jó eséllyel átláthatóbbá teszi, mire épül a marketinged, és csökkenti az esélyét, hogy egy felmondás csendben elrontsa a mérést vagy a leadek útját.
Források és további olvasnivalók
- Google Analytics súgó, Adatmegőrzés (GA4)
- Google Analytics súgó, A Universal Analytics megszűnése
- Google Search Console súgó, Webhelytulajdon ellenőrzése és a tulajdonosok kezelése
- Google Tag Manager súgó
- WordPress Developer Resources, Plugin Handbook, Uninstall Methods
- Meta Üzleti Súgóközpont, Hozzáférések kezelése az üzleti portfólióban
- Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR), 28. és 30. cikk
- Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) tájékoztatói
- A leltár soronként egy eszközt tartalmaz, és külön rögzíti a számlázási tulajdonost, az admin fiókot és a tényleges felhasználót, mert ez a három gyakran eltér.
- A teljes listát nyomokból gyűjtsd össze (kártyakivonat, számlák, bővítménylista, összekapcsolt alkalmazások, Tag Manager címkék), ne emlékezetből.
- Minden eszköz egy döntést kap a négy közül: marad, összevonható, felmondható vagy vizsgálandó, és mindegyikhez van egy rövid kérdéssor.
- A felmondás fő kockázata az elveszett adat, a megszűnő mérés és a törött integráció, ezért export és függőségvizsgálat nélkül ne mondj fel semmit.
- A leltár akkor marad használható, ha új eszköz csak saját sorral kerülhet be, és a megújulási dátumok a felmondási határidővel együtt a naptárban is szerepelnek.
Gyakori kérdések
Milyen gyakran érdemes átnézni a marketing előfizetéseket?
Évente egy teljes leltár ajánlott, mert a legtöbb éves előfizetés ennyi idő alatt újul meg. Mellette negyedévente elég egy rövid ránézés a megújulási dátumokra és arra, ki használta utoljára az eszközt.
Mi a különbség a számlázási tulajdonos és az admin fiók között?
A számlázási tulajdonos fizeti az előfizetést, az admin fiók dönti el, ki fér hozzá és ki kap jogosultságot. A kettő gyakran más személy, ezért a leltárban külön oszlopban érdemes rögzíteni őket.
Mi történik az adatokkal, ha felmondok egy marketingeszközt?
Ez szolgáltatónként eltér, sokan egy idő után törlik a fiók adatait. Felmondás előtt exportáld az adatot, ellenőrizd, hogy a fájl megnyitható, és kérd a személyes adatok törlésének visszaigazolását.
Elég deaktiválni egy WordPress-bővítményt, vagy törölni kell?
A deaktiválás általában megtartja a bővítmény adatait, a törlés viszont olyan eltávolító rutint futtathat, amely ezeket is törli. Fontos bővítményt előbb tesztkörnyezetben vagy friss mentés után távolíts el, és utána nézd át a fontos oldalakat.
Honnan tudom, hogy egy eszközre épül-e mérés vagy integráció?
Nézd át a Tag Manager címkéit, a hirdetési fiókok konverzióforrásait, a weboldal űrlapjainak beállításait és az automatizmusokat. Ami ezekben szerepel, azt felmondás előtt helyettesíteni vagy szüneteltetni kell.
Források és további olvasnivalók
Ezen az oldalon a hivatalosan igazolt információt elsődleges forrásokból építjük fel; a saját tapasztalatot és a szakmai becslést mindig külön jelöljük a szövegben.